Back-office administrativ externalizat
Pierzi seri întregi cu facturi, documente și scadențe? Preluăm munca administrativă repetitivă, ținem actele în ordine și urmărim termenele, fără salariul, concediile și costurile unui angajat permanent.
Sună cunoscut?
Seara, după lucrări, încă sortez facturi.
Documentele vin pe e-mail, în SPV, pe WhatsApp și pe hârtie. Nimeni nu le adună la timp.
Am aflat de scadență când a sunat furnizorul.
Termenele de plată și încasările nu au pe cineva care să le urmărească zilnic.
Contabilul îmi cere iar actele care lipsesc.
Dosarul lunar pleacă incomplet, iar corecturile costă timp și nervi.
Ce preluăm
Lucrăm în aplicațiile pe care le folosești deja: programul de facturare, platforma contabilului, e-mailul, Google Drive sau OneDrive.
Lucrăm alături de contabilul tău, nu în locul lui. Nu ținem contabilitatea, nu depunem declarații fiscale, nu oferim consultanță fiscală sau juridică și nu autorizăm plăți. Dacă ai nevoie de consultanță fiscală, te punem în legătură cu un consultant fiscal autorizat.
Firme din domenii tehnice
Lucrăm frecvent cu firme de instalații, construcții și servicii tehnice. Cunoaștem drumul documentelor de la ofertă la încasare și știm ce lipsește de obicei din dosar.
Angajat sau Oficia
| Angajat în plus | Oficia |
|---|---|
| Salariu și contribuții în fiecare lună | Abonament după volumul real |
| Recrutare și instruire | Pornim în câteva zile, cu proces stabilit |
| Concedii și zile neacoperite | Continuitate, fără pauze |
| Calculator, birou, licențe | Lucrăm cu echipamentele noastre |
| Cost fix, indiferent de volum | Treci la alt pachet când ai nevoie |
Pachete lunare
Prețuri finale, TVA neaplicabil: nu se adaugă nimic la suma afișată.
PFA și firme cu activitate mică
Firme mici cu activitate constantă
Firme cu multe lucrări și furnizori
Volum mare sau mai multe puncte de lucru
Un document de cel mult 3 pagini (factură, chitanță, bon, aviz, comandă) sau o cerere administrativă simplă. Un extras bancar cu cel mult 5 tranzacții contează ca o operațiune. Un PDF cu 12 facturi înseamnă 12 operațiuni.
Pachetul se consumă la prima limită atinsă: operațiunile sau orele. Redactările și lucrurile complexe se măsoară în timp. La 80% te anunțăm, iar peste limită lucrăm doar cu acordul tău scris.
Perioada minimă este de 3 luni, apoi contractul continuă pe durată nedeterminată, cu preaviz de 30 de zile. Orele și operațiunile nefolosite nu se reportează.
| Operațiune peste pachet | 15 lei | pentru depășiri ocazionale |
| Pachet de 10 / 25 operațiuni | 135 / 300 lei | valabil în luna cumpărării |
| Oră administrativă suplimentară | 150 lei/oră | se facturează minimum 30 de minute |
| Urgență în aceeași zi | +50% | minimum 100 lei, doar după confirmare |
| Seara sau sâmbăta | +75% | minimum 150 lei, după disponibilitate |
| Duminică sau sărbătoare legală | +100% | minimum 200 lei, după disponibilitate |
| Organizarea arhivei din urmă | 150 lei/oră | documente din perioade anterioare |
| Deplasare în Deva | 150 lei | maximum 60 de minute la sediul tău |
| Deplasare în afara Devei | 150 lei + 2,50 lei/km | distanța dus-întors |
Lista completă este în planul tarifar (PDF). Niciun cost suplimentar semnificativ nu se facturează fără aprobarea ta prealabilă.
Cum începem
Discutăm 20–30 de minute despre volumul de documente, aplicațiile folosite și ce îți ia cel mai mult timp. Primești pachetul potrivit.
Stabilim canalele de lucru, accesurile, structura arhivei și cine aprobă ce. Semnăm contractul și acordul de prelucrare a datelor.
Ne trimiți documentele în portalul clienților sau pe e-mail. Noi le organizăm, urmărim termenele, iar în portal vezi stadiul fiecărei cereri și consumul din pachet.
Cine suntem
Oficia oferă servicii de back-office administrativ pentru firme mici și mijlocii. Într-o firmă cu multe lucrări, clienți și furnizori, hârtiile se adună mai repede decât timpul de a le rezolva. Noi preluăm această parte.
Lucrăm cu reguli scrise: un regulament public, un plan tarifar complet și un contract care spune clar ce facem și ce nu. Fiecare client are un dosar separat, iar fiecare operațiune lasă o urmă pe care o poți verifica.
Folosim și instrumente digitale și de automatizare, ca să lucrăm repede. Tot ce are efect financiar, fiscal sau juridic trece printr-o verificare umană și prin aprobarea ta.
Nu. Contabilul tău ține în continuare contabilitatea, depune declarațiile și răspunde de înregistrări. Noi îi trimitem documentele complete, la timp și organizate, ca să lucreze mai repede și cu mai puține întrebări.
Lucrăm doar prin accesurile pe care ni le acorzi controlat. De regulă, prin programul tău de facturare conectat la RO e-Factura sau prin documentele pe care ni le transmiți. Nu primim coduri OTP, PIN-ul semnăturii electronice sau parole de autorizare bancară.
Te anunțăm când ai folosit aproximativ 80% din pachet. Peste limită continuăm doar cu acordul tău: plătești operațiunile sau orele suplimentare (15 lei/operațiune, 150 lei/oră) ori treci la un pachet mai mare.
Da. Dacă volumul crește sau scade, trecem la pachetul potrivit, de regulă de la următoarea lună de abonament.
Perioada minimă este de 3 luni, timp în care configurăm și stabilizăm fluxul. Apoi contractul continuă pe durată nedeterminată și îl poți încheia cu un preaviz de 30 de zile. La final îți predăm datele și renunțăm la toate accesurile.
Este intervalul în care confirmăm cererea și îți spunem când o finalizăm. Termenul de execuție depinde de complexitate și începe după ce avem toate informațiile. Programul obișnuit este luni–vineri, 09:00–17:00.
Nu. Lucrăm online cu firme din toată țara. Pentru firmele din Deva și din împrejurimi putem veni și la sediu, cu tarif de deplasare.
Reguli publice
Evaluare gratuită
Primești o propunere de pachet, fără nicio obligație.